Posta elettronica istituzionale

La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione.

Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce - in caso di contenzioso - l'opponibilità a terzi del messaggio.

Il valore legale è assicurato dai gestori di posta PEC del mittente e del destinatario che certificano:

• data e ora dell’invio del messaggio dal parte del mittente;
• data e ora dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario;
• integrità del messaggio (e eventuali allegati) nella trasmissione da mittente a destinatario.

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.

La comunicazione ha valore legale solo se inviata da PEC e ricevuta da PEC.

Le PEC dell'Amministrazione Comunale possono ricevere mail da caselle di Posta Elettronica Ordinaria, ma  dal punto di vista formale questo tipo di comunicazione non ha valore legale, quindi tale invio non crea vincoli di alcun genere per l’Amministrazione Comunale.

Il cittadino che utilizza la propria PEC per scrivere a una casella di Posta Elettronica Ordinaria (PEO) corre il rischio di non poter ricevere risposta, in quanto alcune caselle di PEC RIFIUTANO messaggi che non pervengano da altra caselle PEC.

Come si ottiene una PEC

Per ottenere una PEC è necessario rivolgersi ad un Gestore, ovvero aziende, anche pubbliche, che hanno dimostrato di essere in possesso dei requisiti previsti dalla normativa di riferimento e che risultano presenti nell’elenco pubblico tenuto da AGID - Agenzia per l'Italia Digitale.

Indirizzo PEC del Comune di Piacenza è:

protocollo.generale@cert.comune.piacenza.it

A questo indirizzo è possibile inviare messaggi di posta elettronica da altre caselle PEC.

>> Altri indirizzi PEC comunali

Come si usa

I documenti trasmessi devono essere prodotti in formati completi, leggibili, immodificabili, che non contengano algoritmi di calcolo, link (per esempio collegamenti a siti internet, a indirizzi di posta elettronica), preferibilmente documenti in formato pdf/A, e anche pdf, txt, rtf, xml, tif, odt, kml, ecc..

Ad ogni messaggio Pec deve corrispondere un documento ed eventuali allegati relativi ad un procedimento (per esempio un soggetto esterno che debba presentare due diverse pratiche dovrà inviare 2 messaggi PEC distinti, uno per ogni istanza).

Ogni messaggio dovrà indicare:

• l'oggetto della comunicazione
• il tipo di documento inviato
• l'ufficio di destinazione se noto.

La Pec non deve MAI essere utilizzata per la trasmissione di comunicazioni non ufficiali (per esempio: materiale pubblicitario, cataloghi, inviti, messaggi di prova, ecc).
Per lo scambio di informazioni e comunicazioni non ufficiali, per le quali non sia necessaria la registrazione a protocollo generale (ad esempio richieste di informazioni), sono disponibili le caselle di posta delle strutture interne competenti (consultare la sezione Uffici)

La ricevuta

La presa in carico della mail da parte dell'Amministrazione avviene mediante l'invio di una ricevuta automatica di “avvenuta consegna” da parte del sistema di gestione delle PEC.
Tale mail costituisce a tutti gli effetti la conferma di avvenuta consegna al pari delle raccomandate A.R..Le ricevute di accettazione e consegna sono firmate digitalmente e dovranno essere conservate dal mittente (al pari delle cartoline di ritorno di una normale raccomandata A/R).

Riferimenti legislativi

• DPR 28 dicembre 2000, n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa": art. 14 (abrogato con l'entrata in vigore del CAD - 1 gennaio 2006)
• Direttiva per l’utilizzo della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, emanata il 27 novembre 2003 dal Ministro dell’Innovazione e le Tecnologie di concerto con il Ministro per la Funzione Pubblica.(G.U. 12 gennaio 2004, n. 8.)
• Codice dell’amministrazione digitale: artt. 6, 45 e seguenti (Capo IV)
• DPR 11 febbraio 2005, n. 68 "Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3" (G.U. 28 aprile 2005, n. 97)
• Decreto 2 novembre 2005 recante le "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" (G.U. 15 novembre 2005, n. 266)
• Circolare Cnipa CR/49 recante le modalità di accreditamento all'elenco pubblico dei gestori di PEC (G.U. 5 dicembre 2005, n. 283).